Que ce soit à titre personnel ou professionnel, le déménagement est une opération délicate où la moindre omission peut devenir un réel problème. Le déménagement d’entreprise est spécifique dans la mesure où cela implique non seulement les biens de l’entreprise, mais aussi l’ensemble du personnel. De nombreux intervenants sont concernés et un manque de communication risque d’être néfaste pour la société. Les employeurs qui prévoient de déménager leur société doivent prendre note de ce qui suit pour ne pas être pris au dépourvu.
L’intérêt du déménagement d’entreprise
Déménager une entreprise doit être motivé par une raison valable, mûrement réfléchie et argumentée. Parmi les raisons qui peuvent nécessiter un déménagement d’entreprise figure l’accueil de nouveaux salariés ou de nouvelles machines. Si la structure d’un local n’est pas suffisante pour le recrutement de nouveaux employés ou l’installation de nouveaux engins, la recherche d’un nouveau bâtiment est nécessaire. Une autre raison serait d’ordre financier, la réduction du loyer à payer par exemple.
À part cela, le rapprochement avec les clients, les partenaires ou les prospects peut aussi motiver une organisation de déménagement de société. Même si la raison du déménagement d’entreprise est claire, il est important de chercher des solutions alternatives et moins coûteuses avant de procéder au changement de local. Le déménagement implique des coûts et du temps qui pourraient être évités si d’autres solutions sont applicables. Le fait d’opter pour d’autres solutions contribue à faire des économies et épargner des efforts inutiles.
L’importance de l’implication du personnel
Contrairement au déménagement d’un particulier, le déménagement d’une entreprise concerne, non seulement l’employeur, mais aussi tous les salariés. L’implication du personnel est importante, car le déménagement d’entreprise impacte leur vie personnelle. Effectivement, suite au déménagement, il se pourrait qu’ils soient obligés de changer leurs habitudes quotidiennes. Cela peut même nécessiter leur propre déménagement. L’implication du personnel prend différentes formes : l’information, la consultation et la participation.
L’information concerne le déménagement en soi, les employés doivent être au courant dès que la décision de déménager l’entreprise est fixée. La consultation des employés prend diverses dimensions. En tant que membre à part entière de l’entreprise, le salarié est le mieux placé pour savoir les solutions alternatives au déménagement s’il y en a. Il est apte à faire des propositions quant au nouveau local. Au sujet de l’impact que le changement d’adresse aura sur sa vie, il importe d’écouter ses propositions et même ses doléances. La participation du personnel se manifeste surtout le jour du déménagement : portage et transport des affaires de son bureau par exemple.
Les formalités liées au déménagement d’entreprise
Il existe différentes formalités qu’une entreprise doit respecter pour être en règle vis-à-vis de l’État, mais également de ses partenaires. Tout d’abord, une fois le déménagement d’entreprise décidé, il faut procéder aux formalités de préavis vis-à-vis du propriétaire. Il faudra résilier ou transférer les différents contrats d’abonnement : téléphone, internet, électricité, etc. Les clients doivent être notifiés du changement d’adresse, que ce soit par voie d’affichage, de mailing ou d’information personnalisée. Le responsable de l’entreprise doit se rendre auprès de l’Administration pour effectuer les procédures de changement d’adresse.
Pour que le déménagement d’entreprise se déroule dans les meilleures conditions, l’employeur ou le responsable désigné doit rechercher le professionnel capable d’effectuer le transport en toute sérénité. Ainsi, le déménageur désigné devra disposer du matériel nécessaire pour le transport des biens de l’entreprise et proposer une offre à la hauteur du budget prévu à cet effet. Dans le but de trouver le professionnel adéquat pour le déménagement de société, la comparaison est une étape cruciale. Heureusement, il existe des sites comparateurs qui recensent différents professionnels en déménagement et qui sont triés en fonction des besoins des utilisateurs.
L’établissement d’un rétro-planning
Un déménagement implique un bon nombre de tâches à accomplir. C’est la raison pour laquelle il est important d’établir un rétro-planning, de sorte qu’aucune obligation ne soit omise. Le déménagement nécessite d’ailleurs une organisation des mois à l’avance. Le préavis pour un bail commercial est de 6 mois, il doit être fait par lettre recommandée avec accusé de réception. Quant à l’information en interne, cela dépend de la taille de l’entreprise. La communication en interne devrait se faire au moins 3 mois avant le départ pour une meilleure préparation.
Que ce soit pour les anciens ou les nouveaux locaux, des travaux doivent être entrepris. Pour les anciens locaux, la remise en état et le nettoyage sont impératifs à la fin du bail. Les travaux des nouveaux locaux ont pour but l’adaptation des lieux aux besoins de l’entreprise. La sauvegarde des données informatiques et le tri des biens de l’entreprise deux mois avant le départ permettent de mieux organiser le changement de locaux. Quelques jours avant le déménagement, il convient de distribuer des cartons, des étiquettes et le plan du nouveau bâtiment pour que chacun puisse se retrouver dans ses nouveaux bureaux ou ateliers.
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